איך לנהל עובדים מרחוק בצורה נכונה

שנת 2020 שינתה לחלוטין את כל הפרדיגמות המקובלות בנוגע לנוכחות עובדים במשרד. התפשטות וירוס הקורונה הובילה לסגרים ממושכים ואילצה את מקומות העבודה להתאים עצמם בכדי שעובדים יוכלו להמשיך לעבוד בתפוקה מלאה מהבית. 

על מנת לנהל עובדים מרחוק יש כמה עקרונות ברזל שכדאי להכיר. מהם האתגרים המשמעותיים לניהול עובדים מרחוק? כיצד שומרים על שגרת ניהול בזמן עבודה מרחוק? כיצד מנהלים ישיבה כאשר עובדים מרחוק?

על כל אלו ועוד תוכלו ללמוד במאמר הבא!

המשיכו לקרוא!

 

מהם האתגרים המשמעותיים בעבודה מרחוק וכיצד מתגברים עליהם?

עבודה מרחוק משנה לחלוטין את היחסים בין עובד למעביד ודורשים התאמה למציאות החדשה בה אנו נמצאים.

על מנת לנהל עובדים מרחוק יש לתת התייחסות מקיפה לתחומים הבאים: 

 

תקשורת בין העובדים

במקום שיחות פנים אל פנים, כל ההתנהלות בין העובדים עברה למדיומים הדיגיטליים השונים. חשוב שכל ארגון ייצר חלופות לכל צורות התקשורת הפורמליות והבלתי פורמליות שהיו במשרד – החל מפגישות העבודה וכלה בשיחות המסדרון.

 

ניהול משימות 

עבודה מרחוק מחייבת יצירת מסגרת מסודרת לחלוקת משימות, מעקב, שליחת עדכונים ועוד. בעבר היה ניתן לכנס את כל העובדים לחדר ישיבות על מנת לוודא שכולם מעודכנים ועובדים כראוי. כיום, מומלץ לעבוד עם מערכות ניהול ומעכב משימות שניתן לתפעל בשלט רחוק ובצורה נוחה וברורה לכולם.

 

מדידה ומשוב

עבודה מרחוק מעבירה משקל ממדידה של נוכחות במשרד למדידה של תפוקת עבודה. להיבט זה יתרונות רבים היות וניתנת לעובדים תחושת עצמאות, ומצד שני, מאפשרת למנהלים לסמוך על העובדים שהם מבצעים את משימותיהם למרות שהם אינם נוכחים פיזית במשרד. כדאי ליצור מנגנוני מדידה ומשוב כדי לוודא שכולם עובדים בצורה אפקטיבית ולייעץ במקומות בהם ניתן לייעל.

 

הפרדה בין החיים האישיים והמקצועיים

עבור עובדים שכירים המגיעים למקום העובדה, קיימת הפרדה יחסית הרמטית בין חייהם הפרטיים והמקצועיים – עובדים בעבודה ונחים בבית. עבודה מרחוק מייצרת ערבוב בין העולמות באופן אשר עלול להערים קשיים משמעותיים על העובדים. 

חשוב לסייע לעובדים לייצר איזון בריא בין חייהם האישיים לבין העבודה כדי למנוע שחיכה. כך למשל, יש להתאים את סביבת העבודה החדשה כדי למנוע הסחות דעת, לדוגמא מציאת חדר שקט בפינת הבית בו אין הפרעות. 

בנוסף, היות ולעובדים רבים יש משפחות הנמצאות בבית במהלך יום העבודה, ולכן שעות העבודה היעילות עלולות להיות שונות מהרגיל – מומלץ לאפשר לעובדים לנהל את זמנם בשעות המועדפות עליהם. 

 

תקשורת אנושית

עבודה מרחוק מייצרת מרחק פיזי ורגשי בין העובדים. חשוב לייצר פלטפורמות לשיחות אישיות כדי להתמודד עם סוגיות כמו שחיקה, שמירה על גבולות בין הבית לעבודה, ניהול קשרי חברות בין העובדים ועוד.

 

האתגרים המשמעותיים ביותר כיום הם צורת הניהול ביום-יום בכלל, וניהול ישיבות העבודה בפרט. כדי להתמודד עם אתגרים אלו כראוי חשוב לוודא שהמנהלים מקבלים את ההכשרה הראויה להתמודדות עם ניהול מרחוק. 

‘אדקו’ ישראל תסייע לחברתכם לערוך שינוי ניהולי מהאופן הקונבנציונלי של ימי טרום מגפת הקורונה, למודל היברידי של ניהול עובדים מרחוק, ובצורה הטובה ביותר. ׳אדקו׳ פועלת ב-66 מדינות ברחבי העולם ומספקת פתרונות עסקיים למגוון חברות בארץ ובעולם, בכל הדרוש לצרכי חברתכם.

בין שירותיה של ‘אדקו’ ישראל ניתן למצוא פתרונות עסקיים כגון שירותי גיוס והשמה, שירותי פיירול, ייעוץ סמנכ”ל כספים בכיר, ניהול פיננסי, סקרי שוק, שירותי העסקה והשמת בכירים, ניהול משאבי אנוש ועוד.

השירותים ניתנים לחברות המעוניינות להרחיב פעילותם בארץ או בחו”ל וזאת תוך ערובה מבחינה רגולטורית, חוקית ומשפטית. ‘אדקו’ נותנת מענה גם לחברות ללא ישות משפטית במדינות היעד בה חפצים לקוחותיה לפעול.

 

כיצד שומרים על שגרת ניהול בזמן עבודה מרחוק?

עבודה מהבית מחייבת שינויים בצורת הניהול שהייתה מקובלת עד כה. כעת חשוב עוד יותר לשמור על שגרת ניהול קבועה כדי לייצר סדר עבור העובדים בתקופה זו. 

מומלץ להתייחס בקפדנות להיבטים הבאים:

 

ישיבות צוות

מומלץ לבצע 1-2 ישיבות צוות ביום, בהם הצוות מתכנס כדי לדווח על מצבו במשימות השונות. אפשר לבקש מכל חבר צוות לבצע דיווח באופן הבא: על מה הם עבדו אתמול, על מה הם עובדים היום ולבסוף, מהם האתגרים הצפויים בביצוע המשימה. השלב האחרון מייצר פתח לדיון צוותי המעודד עבודה משותפת ומסייע ביצירת גיבוש צוותי.

 

שיחות אישיות

מומלץ לקבוע שיחות אישיות בין העובדים למנהלי הצוותים אחת לשבועיים. השיחות האישיות מאפשרות לראש הצוות להעביר משוב על התנהלות חברי הצוות, לקבל משוב על התנהלותו כראש צוות, וכמובן, מעבר להגברת יעילות חברי הצוות – הדבר גם מסייע ביצירת קשרים אישיים בריאים. 

 

התמודדות עם קשיים בקרב עובדים

העבודה מהבית היא סביבה זרה עבור רבים ולכן חשוב לדעת כיצד להתמודד עם חוסר יעילות וקשיים מצד העובדים. ישנם הסברים רבים לכך שעובדים אינן עומדים במשימותיהם.

כך למשל, ייתכן מאוד שהמשימה לא הוגדרה היטב והתקשורת הרחוקה מקשה על הבנתה, ייתכן שסביבת העבודה בבית מקשה על יכולת הריכוז של העובדים ועוד. סיבה נוספת לחשיבות השיחות האישיות היא הבנת האתגרים איתם מתמודדים העובדים וסיוע במציאת פתרונות לבעיות השונות.

 

תדירות התקשורת בין המנהלים לעובדים

העובדה מרחוק מייצרת אתגר במעקב אחר התקדמות העובדים במשימותיהם. מעסיקים רבים התמודדו עם בעיה זו על ידי הצפה של העובדים בהודעות ומיילים בתדירות גבוה מדיי. התנהלות זו פוגעת ביעילות של העובדים. 

חשוב לזכור שכל רגע שעובדים מתייחסים להודעה ששלחו להם הוא רגע בו הם לא עובדים. מומלץ לשמור על תדירות תקשורת נמוכה יחסית ולתת לעובדים את העצמאות שהם צריכים כדי לבצע את המשימות שהוטלו עליהם בצורה הטובה ביותר. 

 

כיצד מנהלים ישיבה כאשר עובדים מרחוק?

ניהול ישיבות מרחוק מציבים אתגרים חדשים בפני המנהלים. כך למשל, יש קושי בשמירה על קשר עין היות וכולם נמצאים מאחורי מסך, קשה מאוד להבין את מצב המשתתפים היות ואין אפשרות לקרוא ולהגיב לשפת הגוף, יש סכנה לאובדן קשב וריכוז במהלך הישיבה, ועוד. 

על מנת לנהל ישיבה אפקטיבית במדיומים הדיגיטליים השונים מומלץ להקדיש תשומת לב לאופן הניהול של שלבי הישיבה השונים:

 

לפני הפגישה

• ידע בתפעול המערכות – יש לוודא שהמנהלים והעובדים יודעים כיצד לתפעל את המערכות בהם משתמשים וכיצד יש להתנהל במהלך הפגישות. כך למשל, חשוב דעת כיצד לשתף מסך, לשלח קבצים, להשתיק את הרמקול של המשתתפים, איך מתמודדים עם דיליי ותקלות טכניות ועוד. 
• הגדרת המטרה – מנהלי הפגישות צריכים להגדיר במפורש את מטרת הפגישה, היעדים ואת התנהלות הישיבה מתחילתה ועד סופה – מי מדבר מתי, באיזה שלב ובאיזה עניין. 
• הכנה מראש – מנהלי הפגישות צריכים להכין מראש את כל מה שצריך לישיבה – מצגות, קבצים לשיתוף, הודעות מטעם ההנהלה ועוד.
• הזמנות – במידה ולא מדובר בפגישה יומית – חשוב לשלח לכל המשתתפים הזמנה מסודרת של הכוללת את לו״ז הפגישה. 
• הקדמה בזמנים – מומלץ להנחות את מנהלי הישיבות להיכנס לפגישה הדיגיטלית כמה דקות לפני תחילתה. במידה ומישהו מהמשתתפים מעוניין לשאול שאלה לפני שכולם מצטרפים – תהיה להם אפשרות לכך. הגעה מוקדמת מאפשרות גם לשמור על היחס האנושי בין העובדים באמצעות ״שיחת מסדרון״ דיגיטלית.

 

מהלך הפגישה

• זמן הפגישה – יש להתחיל את הפגישות בשעה המיועדת. הישיבה מול המסך מגבירה את חוסר הסבלנות של העובדים ולכן יש להימנע מעיכובים ככל הניתן. 
• תיאום ציפיות – חשוב שמנהל הפגישה יסביר למשתתפים כיצד הפגישה תתנהל – נושא הפגישה, פירוט על לוח הזמנים, מתן זמן לשאלות וכו׳. 
• ערנות – על מנת לשמור על מעורבות וערנות המשתתפים מומלץ לפנות לעובדים באופן אישי באמצעות שאלות ענייניות. 

 

׳אדקו׳ ישראל – מי אנחנו?

עבודה מרחוק מייצרת אתגרים חדשים ומשמעותיים עבור מקומות העובדה. על מנת לנהל עובדים מרחוק בצורה היעילה ביותר מומלץ לפנות ל-׳אדקו׳ ישראל – חברת ניהול פתרונות עסקיים. 

בעזרת ׳אדקו׳ ישראל ניתן לבצע התאמה אפקטיבית וזריזה לעידן הדיגיטלי בו אנו חיים. ׳אדקו׳ ישראל פועלת ב-66 מדינות ברחבי העולם ומספקת ייעוץ ופתרונות עסקיים לחברות (גם ללא ישות משפטית). 

צרו קשר ונסייע לכם להתמודד עם העידן החדש בצורה היעילה ביותר!

נשמח לעמוד לשירותכם!